6 kroků (a další užitečné rady) pro propojení dopravce s vaším e-shopem

Konečně je to tady. IČO založené, název značky vymyšlený a e-shop spuštěný. Vaše designová trička, mikiny a čepice, které jste dosud distribuoval/a jen mezi kamarády a známými, si konečně mohou zamilovat a objednat lidé z celé republiky. Když si dovolíte myslet ve velkém, tak dokonce lidé z celého světa.

Už druhý den vám na e-mailu cinkne první objednávka. Je od vaší mámy. Mámy jsou prostě nejlepší. Vybrané triko jí zabalíte do dárkového papíru a odvezete osobně o víkendu. Po spočítání logistických náklady za tuhle přepravu to zrovna nevypadá jako začátek profitabilního businessu, ale co byste pro ni neudělali.

Během dalšího týdne vám, díky nastavené online reklamě na sociálních sítích, přistanou v mailu 3 objednávky, a to od úplně neznámých lidí. Pocit štěstí je k nezaplacení. Zkontrolujete detaily a zjistíte, že 2 zákazníci si vybrali k doručení balíčku Zásilkovnu – službu Mezi námi – a 1 zákazník zvolil doručení Českou Poštou. 

Tyto dva dopravce má ve svém výběru velká část začínajících online prodejců. Zásilkovna umí zákazníka přesvědčit nízkou cenou (pro balíčky menších rozměrů) a Česká Pošta zaručí, že se vaše objednávka dostane i do té nejmenší vesnice na samotném konci republiky. (Na takových místech mají navíc lidé často dobrý vztah s místními pošťáky, kteří se je opravdu vždy snaží zastihnout.)

Připravíte balíčky a během cesty do práce je odnesete dva na pobočku pro výdej a příjem Zásilkovny a jeden na Poštu. Zabralo vám to dohromady asi 25 minut. A podobně plynou i další týdny.

Marketing vám šlape a vaše oblečení sklízí úspěch, a tak se stane, že se během pouhých pár měsíců dostanete na průměrný počet 20 objednávek denně. Abyste nadále byli schopni udržovat uspokojivou nabídku zboží, najmete si k sobě švadlenu na výpomoc. Co ale s doručováním balíků? Z původních 25 minut se stává 45–60 a vás už od tahání tašek s krabicemi začínají bolet záda. Dobrá zpráva pro vás je, že už s dvaceti balíky denně se můžete stát zákazníkem přepravní firmy. 

„Od 20 balíků denně vás dopravce začíná rozlišovat od jednotlivých uživatelů a vnímá vás jako malou firmu. Je to tedy moment, kdy se můžete začít zamýšlet nad dlouhodobou integrací s vybranými přepravci.“

Milan Horňás, Manažer provozu logistiky, MailStep a.s.  

20 balíků denně totiž dělá pěkných 400–500 balíků měsíčně (skvělá práce!), a pro ty už si dopravci rádi přijedou. Netěšte se ale zatím na to, že byste si kurýra objednali na konkrétní čas. K tomu vám ještě pár desítek balíků denně schází. Kurýr si zkrátka zařadí vaši adresu do svého plánu a, laicky řečeno, až dorazí, tak dorazí. Nebojte, svážecí trasy jednotlivých kurýrů se příliš nemění, a tak už po pár dnech vysledujete, v kolik hodin přibližně u vás můžete auto každý den čekat.

Spolupráce s dopravcem není žádná raketová věda. Důležitá je jen příprava a dobrý přehled o svém online obchodu. 

Jak na to?

Přečtěte si, co všechno integrace dopravce pro vás e-shop obnáší.

Udělejte si přehled v tom, co budete od dopravce vlastně potřebovat. To znamená odpovědět si na otázky:

• Kolik balíků posílám
• Jak často chci balíky svážet
• Jak jsou průměrně velké a těžké
• Jak jsou zabalené (karton, plastové pytlíky atd.)
• Kde je potřebuji vyzvedávat
• Kam zasílám (ČR, SR, nebo dokonce po EU nebo do celého světa)*
• Jaký druh zboží posílám:
• Nerozbitné a pevné věci – jste v suchu a nic extra nemusíte řešit.
• Drogerie, kosmetika, svíčky nebo chemikálie – bude od vás vyžadováno potvrzení, jak zboží balíte. Jedná se totiž o rizikové produkty, které mohou při nesprávném zabalení vytéct a poškodit při převozu jiné balíky. Pro všechny případy vám ještě dopravce pošle podrobný manuál, jak správně a bezpečně toto zboží zabalit. (Následujte tento návod a ušetříte si v budoucnu starosti s neuznanými reklamacemi.)
• Křehké zboží – zabalte výrobky natolik bezpečně, aby ustály i pád z jednoho metru. 
• Produkty vyžadující potvrzení o věku nad 18 let – nahlaste dopředu a následně se s firmou domluvte, jaký systém ověření používají.

*Pro zasílání do zahraničí musíte doložit SWIFT svého EUR bankovního účtu

Vyhledejte stránky dopravců, působících v České republice (např. 123 Kurýr, GLS, DPD, Zásilkovna, PPL, Česká Pošta), a vyplňte jejich poptávkový formulář. K tomu budete potřebovat informace z prvního bodu. Určitě popteje ceny u několika dopravců a myslete na to, že ve finále se vyplatí uzavřít spolupráci alespoň se dvěma z nich. Pro vás je to předcházení rizika do budoucna a pro zákazníka skvělá výhoda. Každý má při objednávání rád možnost volby a preferuje různé přepravce. Dejte tedy i svým klientům možnost vybrat si (třeba ty jejich spolehlivé pošťáky).

Po přijetí poptávky se vám do několika hodin, nejpozději dnů, ozve zákaznický operátor z přepravní firmy, ověří s vámi zadané údaje a následně vás, podle objemu zásilek a dalších detailů, přiřadí k obchodnímu zástupci. 

„Zásilkovna je skvělá volba pro zákazníky, kteří nechtějí doma čekat na řidiče a raději si dojdou na výdejní místo, kdy se jim to časově hodí. Kurýrní služby mají zase dlouholeté know-how a poradí si i s objemnými zásilkami.“

Milan Horňás, Manažer provozu logistiky, MailStep a.s. 

Let's talk numbers. V momentě, kdy vás kontaktuje obchodní zástupce, začínají mít věci konečně konkrétnější obrysy. Na základě vašich predikcí o množství expedovaných balíků vám ušije na míru ceník za přepravní služby. Je tedy opravdu důležité dodat co nejpřesnější podklady. Do budoucnosti nevidíte, ale když se několik měsíců po sobě seknete s odhadem a pošlete o 100 balíčků méně, zástupci nezbyde nic jiného, než vám sazbu změnit, případně dofakturovat tento rozdíl. 

A teď už se stačí jen rozhodnout, kteří dopravci vám předložili nejvýhodnější podmínky a s těmi podepsat smlouvu o spolupráci. Zároveň můžete kurýrní službě podat žádost o svozové okno, které by bylo pro vás nejideálnější, a čekat, zda jste se trefili kurýrovi do trasy a slot vám potvrdí. Pokud ne, budete muset přijmout nabízený čas.

Po podepsání smlouvy vám dopravce udělí přihlašovací údaje do svého portálu. Váš účet je od této chvíle místo, kde s dopravní společností komunikujete. Zadáváte adresáty, rušíte svozy nebo trackujete své balíky. To vše 24/7.

Aby byla i fyzická manipulace co nejjednodušší, obdržíte papírové archy se štítky. Jsou to vlastně takové velké prázdné samolepky, které snadno vložíte do své tiskárny a natisknete na ně čárový kód a adresu doručení, kterou jste předtím zadali do systému. Každá dopravní společnost může používat svou vlastní standardizovanou velikost a formát štítků, proto vždy používejte jen štítky dodané od dopravce.

A chození na Poštu je konec! Teď se jen těšte na potkávání kurýra v domluvené frekvenci. Tento rozvrh samozřejmě nemáte daný do konce vašich dnů. Vaše značka (určitě) dále poroste a možná budete muset realizovat vyzvedávky častěji. Nebo naopak přijdou dny, kdy objednávky nebudou, a nebude tedy ani co vyzvedávat. V tomto případě zrušte vyzvedávku v systému, nebo kontaktujte kurýra napřímo, ať k vám nejede zbytečně. Po pár zbytečných zastávkách by vám to musel naúčtovat.

„Cesty kurýrů jsou komplexním, detailně plánovaným logistickým řešením, kde největší ztrátou je ztráta času. Komunikujte se svým kurýrem a ušetřete mu zajížďku, kdykoli je to možné.“

Milan Horňás, Manažer provozu logistiky, MailStep a.s.  

Jak to teď bude fungovat a co dělat, když se něco nepovede?

Vše je objednané, štítky jsou správně vytištěné a váš balíček vyjíždí ke svému vlastníkovi poprvé v kurýrním voze? Super! Co by vás ještě mohlo v tuto chvíli zajímat a jaké situace potkat?

Kde to je?

Díky unikátním kódům na štítku a systému dopravce, můžete kdykoli a kdekoli sledovat pohyb zásilky (track & trace). Také zákazník je již v tuto chvíli dobře informovaný o tom, že k němu jeho zboží putuje a jaké je jeho předpokládané doručení. Ale to jistě znáte, pokud jste si alespoň jednou v životě objednali něco online.

Doručeno? Nedoručeno? To je, oč tu běží.

Přehled o doručení všech zásilek získáváte automaticky ve svém účtu den po jejich fyzickém předání nebo odevzdání na parcel pointu. Pozornost ale věnujte především opačné situaci – zásilka se nedoručila. Důvodů může být několik a dopravce vám je vždy v přehledu uvede. Nepřevzatá zásilka od vás bude vždy vyžadovat nějakou akci, jinak se za 5–7 dnů vrátí zpět k vám. Zavolejte tedy zákazníkovi a domluvte se s ním, zda má stále o svou objednávku zájem a kdy si ji přeje obdržet. Po domluvě zažádejte o opětovné doručení v systému nebo pomocí emailu.  

Ztracený balík

I při té nejpečlivější péči a opatrné manipulaci se může stát, že balík nechtěně přijde o svůj štítek s kódem a adresou. Kurýr ho poté odveze ke svým kolegům na centrálu. Ti se chopí detektivní práce a zkusí dle obsahu vypátrat odesílatele. Přikládejte ke zboží papírovou fakturu, nebo alespoň vizitku, a máte celkem vyhráno. Dopravce vás tak může snadno a rychle kontaktovat a potvrdit si, zda chcete balík poslat adresátovi nebo na vaši adresu

Pokud se toto všechno stihne stát dřív, než si toho všimne zákazník, je to ta lepší varianta. V opačné situaci, kdy se o stále nepřicházející zásilce dozvíte od klienta, pustíte se do pátrání jako první a kontaktujete reklamační oddělení dopravní firmy. Zde uvedete, co bylo obsahem zásilky, případně tuto informaci doložíte fakturou nebo fotkou, a čekáte, až se ztracený box najde. Poté už se stačí jen domluvit na dalším postupu.

Když se ale naplní vaše nejhorší obavy a ani po několika dnech se balík nenachází, máte nárok požádat dopravce o náhradu. Požadovat můžete nákupní hodnotu produktu, kterou prokážete fakturou. Pokud se jedná o váš vlastní výrobek, doložíte jeho cenu pomocí čestného prohlášení o hodnotě výrobku.

Poškozený balík

V případě, že váš zákazník najde v balíčku váš skleněný výrobek na 4 kusy (a balík byl řádně zabalený), požádejte ho o fotografie a opět se obraťte na reklamační oddělení a zažádejte o kompenzaci na základě doložené hodnoty produktu.

„Doba doručení by v rámci České a Slovenské republiky standardně neměla překročit 3–5 dní. Pokud vidíte, že se zásilka už déle nehýbe, kontaktujte dopravce proaktivně a nečekejte, až na to přijde nespokojený zákazník.“

Milan Horňás, Manažer provozu logistiky, MailStep a.s.  

Jde to i snadněji?

Manuální zápis adresátů do systému dopravce je udržitelný do určitého množství objednávek za den. Jednoho dne tato činnost překročí časový limit, který pro ni můžete vynaložit, a poté máte tyto možnosti: 

CSV

Jedná se o textový soubor, a pokud už jste někdy setkali s MS Excel, nic nového vás v něm nepřekvapí. Stačí do něj vyplnit adresy a čísla objednávek a následně celý file nahrát do platformy dopravce. Štítky jsou pak automaticky vygenerovány najednou.

API napojení

Datový tok, během kterého se vaše objednávky automaticky propisují do dopravcova systému a štítek je na tiskárně hotový během pár sekund. Pro tento zásah je zapotřebí zkušeného ajťáka, funkční skladový systém a investice až několik desítek tisíc korun.

Tip: Ti z vás, kteří svůj e-shop rozjeli s provozovatelem Shoptet, mají skvělou výhodu: API napojení je v Shoptetu už předpřipravené. Stačí se jen domluvit s dopravcem, aby vám předal potřebné údaje a váš shop je s jeho systémem jednoduše a rychle propojený.

Plán B

Nechcete se vázat smlouvou ke konkrétnímu dopravci? Je tu ještě jedno řešení, a to se nazývá integrátor dopravců (Balíkobot, CZ-Balík atd.). Tito integrátoři (zprostředkovatelé) vám vždy nabídnou aktuální porovnání cen pro váš konkrétní balík (dle velikosti, destinace adresáta atd.). Je už jen na vás, kterého dopravce si vyberete na základě nabízené ceny a doby přepravy, a to i pro zásilky do zahraničí. V tomto případě veškerá komunikace, včetně vyúčtování, probíhá mezi vámi a integrátorem. 

Je to skvělé, flexibilní řešení, díky kterému se nemusíte spoléhat jen na jednu přepravní společnost a máte vždy více možností na jednom místě. Samozřejmě musíte počítat s tím, že tato služba není zcela zdarma, proto se poplatek za servis promítne jak v ceně každého balíku, tak i v měsíčním poplatku.

Nevýhoda využívání prostředníka je, že nemáte přímý přístup k upgradům smotného přepravce. Může vylepšit službu, systém nebo třeba aplikaci, vy si ale těchto nových výhod nemusíte užívat ihned. Záleží na tom, kdy tuto změnu realizuje ve svém procesu integrátor.  

Tip: Službu Balíkobot je možné získat jako připravený placený doplněk ke svému Shoptet účtu. 

Jak již bylo řečeno – žádná velká věda. 

Půjdete do toho?