Cestu z domácího prostředí do vašeho prvního skladu jsme si už popsali. Co ale dělat v případě, že vám v něm začíná být těsno? Pustíte se do hledání většího prostoru a budování týmu nebo dáte přednost fulfillmentu? Přinášíme vám porovnání obou možností.
Nezapomeňte si ze všeho nejdřív potvrdit svůj pocit také starou dobrou finanční analýzou. Udělejte si aktuální business plán, zohledněte meziroční růst uplynulých let a aplikujte ho na příštích 5 (nebo více) roků. Se zvyšujícím se obratem si představte i přibývající zboží a položte si otázku, o kolik se bude muset váš sklad zvětšit oproti aktuální velikosti.
Velký sklad vyžaduje zodpovědnost. A také další vybavení, nové členy týmu a lepší software. Co budete muset při stěhování z malého do většího přidat?
Při hledání se dívejte na nový prostor komplexně. Pro opravdu efektivní využití všech dostupných metrů stavějte sklad i do pater (galerie). Realizujte takové řešení hned na začátku, nebo s ním alespoň počítejte dle růstu. Se stavěním směrem nahoru se totiž pojí i výstavba sofistikovaných dopravníkových systémů, které budou vyžadovat místo, ale hlavně také investici.
Vaše externí dopravní zázemí už se neobejde bez adekvátního počtu gatů/ramp na příjmu i expedici. Efektivně zrychlí celý proces naskladňování a vyskladňování a sníží náklady. Ideální jsou hydraulické rampy, použitelné na různé typy aut a univerzální pro různé dopravce.
Nemine vás ani navýšení počtu manipulační techniky – ještěrky, paleťáky nebo dopravní pásy naplánujte s výhledem i na další roky.
V takto velkém projektu už se neobejdete bez podpory schopného týmu. Myslete na budování svého „firemního kmene“, tedy zaměstnanců, které budete motivovat k tomu, aby se stali stálým, zdravým jádrem vaší firmy, a na které se můžete spolehnout. Částečně můžete stále svůj tým posilovat externími brigádníky.
Vaše logistické oddělení by se mělo skládat nejen ze skladníků, ale pro efektivní fungování a dobrou komunikaci napříč firmou také z koordinátorů a vedoucích skladu.
Další týmy, bez kterých to nepůjde, jsou pracovníci příjmu a expedice, reklamační oddělení a zákaznické centrum.
Skutečným must-have, bez kterého se ve velkém skladu doslova ztratíte, je skladový systém. WMS (Warehouse Management System) vám přináší absolutní kontrolu nejen nad pohybem zboží ve vašem skladu. Rozebereme si jeho top 5 výhod:
WMS vám nonstop poskytuje přehled o skladových zásobách, počtu objednávek, stavu zásilek, informacích o dopravcích a mnohem víc. Díky němu se nemusíte již nikdy trápit ručním zadáváním adresáta do systému, tiskem štítku ani objednáváním zboží u dodavatele. Vše funguje automaticky.
Dokonce můžete ve svému systému nastavit, že různé typy zboží vyžadují různě speciální zacházení. Systém tak dokáže rozlišit, zda je zboží nadrozměrné nebo např. křehké, a připraví rozdílný plán pro balení ledničky nebo třeba propisek.
Systém skvěle integrujete s technologiemi, které ve skladu používáte. Kdykoli můžete systému zadat, aby kalkuloval s vozíky, třídičkami, stroji na balení balíků apod. Speciální WMS mohou nabízet i propojení s robotizovanými technologiemi. To jsou ale už velmi niche doplňky pro sklady obřích rozměrů (např. robot Kiva, který v Amazonu převáží celé regály k pracovníkům a zkracuje tak ještě více jejich čas strávený pohybem po skladu).
Připravte se na nový stupeň efektivity práce. WMS s sebou přináší optimalizaci prostoru a zrychlení procesů.
Cesta položky začíná na příjmu skladu naskenováním jejího kódu. Snadno tak zjistíte, zda vám dodavatel doručil předem avizované (fakturované) množství produktů. Již při skenování kódů systém pro položky určí konkrétní pozici, na kterou ji váš pracovník fyzicky odnese.
Při chystání objednávek se WMS stará o konsolidaci a co nejrychlejší a nejefektivnější routing (= trasu skladem). Skladník pak už jen následuje svou cestu na mapě, při které sbírá všechny přidělené položky. Jeden pracovník tak může snadno zpracovávat najednou až několik objednávek.
Pokud se váš sklad skládá i z pater, můžete si zvolit, zda chcete automaticky konsolidovat položky od nejvyššího patra do přízemí, nebo přidat konsolidační stanoviště na každé patro zvlášť. Pracovníci tak nemusí opouštět svá patra a celá objednávka se kompletuje na přízemním stanovišti. V případě, že máte dostatek zaměstnanců, bude tento způsob rozhodně rychlejší.
Skladový systém umožňuje kromě řízení a organizace skladu také monitorování lidských zdrojů. Sleduje počet přijatých objednávek spolu s časem jejich zpracování a vyexpedování. Může efektivně využívat pracovní síly nejen dobře plánovanými cestami, ale také posílením konkrétních zón skladu, které jsou aktuálně nejvíce vytížené.
Tato funkce je důležitá pro vyhodnocování výkonnosti pracovníků nebo stanovišť. To vám umožní efektivitu na skladové ploše ještě více zlepšovat nebo třeba ohodnotit zaměstnance za dobře odvedenou práci.
Nutností je napojit WMS na váš e-shop a fakturační systém. Díky tomu může skladový systém vypočítat a upozornit na to, kolik času mají týmy na odbavení konkrétních objednávek. Automaticky totiž prioritizuje nejvíce spěchající zásilky (podle výběru dopravce a garantovaného času doručení).
S minimálním zdržením se dostanou vaše produkty nejen k zákazníkovi, ale také od dodavatele k vám. Pokud zásoby klesnou pod určitou hranici, systém odešle restocking objednávku. Udržování optimálního stocku platí nejen na prodejní zboží, ale také např. na balicí materiály. Můžete tak klidně spát (haha) s vědomím, že vám nikdy nedojde karton, lepicí pásky nebo fólie.
Ukládání a náhled do historie na WMS rozhodně oceníte. Kdykoli zpětně zkontrolujete kompletní cestu libovolné zásilky z jednoho konce skladu na druhý. Přihodila se během procesu chyba? Budete schopni vysledovat kdy, jak a proč k ní došlo.
Nejde ale jen o řešení jednorázových anomálií. Přináší vám to též úžasné množství dat a tím i možnost poučit se z minulosti a lépe předvídat budoucnost. Díky detailní analýze budete lépe připraveni na sezónnost, plánování kapacit i potenciální růst.
Výhody WMS jsou nesporné a žádný dobrý sklad se bez něj prostě neobejde. Nemusíte se ale hned pouštět do opravdu náročného vývoje a implementace vlastního systému, který by vás vyšel na miliony až desítky milionů korun. Na trhu existuje již mnoho skvělých skladových řešení s různým zaměřením, která si můžete koupit nebo pronajmout jejich licenci. Dejte si čas na důkladný research a určitě naleznete poskytovatele, jehož systém zahrnuje přesně to, co hledáte.
„Skladové systémy jsou různě bohaté. Jejich množství funkcí se odvíjí mj. od velikosti skladu a požadované komplexnosti úkonů pro každý kus zboží. Speciální kategorií mohou být některé nadstandardní funkce, jako např. sledování šarže, za které si budete muset připlatit. Není to ale nic neřešitelného.“
Tomáš Trnka, MailStep a.s.
Pro chod WMS serveru doporučujeme upřednostnit cloudové úložiště před in-house provozem. Implementace technologie serverů a jejich provoz je velmi nákladná a časově náročná záležitost. Cloudové řešení přináší také výhodu škálovatelnosti – s růstem objednávek roste i výkon.
Rozhodně! Existuje způsob, jak nafouknout skladové kapacity, při kterém nebudete muset řešit hledání a pronájem prostoru, nákup a péči o vybavení, implementaci skladového systému, hledání a zaměstnávání pracovníků, ani komunikaci s dopravci. Na starost vám zbyde už „jen“ zlepšování produktů, budování brandu, vymýšlení kampaní a plánování vizí. Tím plánem B, který vám toto všechno umožní, je fulfillment.
„Servis fulfillmentu se vám vyplatí využít pro váš business poměrně brzy, už od několika desítek objednávek denně. Jedná se o službu, která vám nabízí příjem, skladování, balení, expedici (včetně výhodných cen dopravních firem), přehled skladových zásob, manipulaci s vratkami a reklamacemi, anebo třeba jen něco z výše jmenovaného. Řešení navrhujeme každému e-shopu na míru.“
Tomáš Trnka, MailStep a.s.
V neposlední řadě vám fulfillment může výrazně ulehčit expanzi vaší značky do zahraničí. Díky intenzivní spolupráci s mnoha dopravci je velmi pravděpodobné, že zasílání do jiných zemí nebude pro vašeho fulfillment partnera žádný problém. Vám zbývá jen sehnat na nových trzích fanoušky a odběratele.
Myslíte si, že by pro váš e-shop byla tato cesta zajímavá a chystáte se poptat služby fulfillmentu? Pro začátek vám postačí dodat podobné informace o vašem obchodu, jako při vybírání dopravce:
Co nevidět se s vámi spojí obchodní zástupce pro ujasnění detailů vašeho podnikání a očekávání, což povede k finálnímu nacenění. Buďte připraveni a mějte v rukávu spoustu zvídavých dotazů.
Určitě vás musí zajímat, jakou aplikaci vám fulfillment nabídne k přehledu stavu zboží a objednávek. Jaké další funkce jejich systém nabízí? Je uživatelsky příjemný? Jak budete zadávat avíza?
Získejte představu o tom, jak dobře a rychle vám může váš nový skladový partner asistovat. Jak velké a technicky vybavené je jeho zákaznické oddělení? Získáte svého vlastního account manažera?
Zajímejte se, zda je fulfillment schopen postarat se o vratky a reklamace? Je možné vyřídit reklamace přímo na portálu a mít o nich ucelený přehled?
Připravte si seznam dopravců, se kterými spolupracujete, a zjistěte, zda je fulfillment má zahrnuté ve svém portfoliu.
Chcete využívat vlastní nebo třeba recyklované obalové materiály, polepovat krabice svými logy nebo vkládat drobné dárkové předměty k objednávkám? Nebojte se nadhodit speciální požadavky spojené s balením.
Zeptejte se, jak probíhá fakturace, co vše zahrnuje a jak detailní rozpad výpisu služeb budete dostávat
V neposlední řadě je také velmi důležité otevřeně nastínit vaše plány do budoucna. Cílíte na konkrétní meziroční růst? Otevíráte nové obchody nebo sklady v zahraničí? Rozšiřujete seznam svých produktů a dodavatelů? Všechny tyto informace jsou pro plánování spolupráce velmi důležité.